۱۳۹۹-۹-۱۱، ۰۴:۱۹ عصر
شیرپوینت چیست ؟
مدیریت مستندات مهندسی
سامانه مدیریت جلسات
سامانه مدیریت دانش
سامانه مدیریت قراردادها
سامانه مدیریت مناقصات
سامانه مدیریت تغییرات
طراحی فرم و فرایند
طراحی پرتالهای سازمانی
سامانه مدیریت تامین کنندگان
سامانه ارزیابی عملکرد
پیگیری نامه ها و وظایف
سامانه ثبت سفارشات و خرید
درخواست مرخصی و ماموریت
سامانه نظرسنجی آنلاین
سامانه ثبت تیکت
منبع : http://www.projanco.com
شیرپوینت پلتفرمی شامل ابزارهای بسیار کاربردی و مفید ، مبتنی بر وب ، با قابلیت ایجاد انواع فرم و فرایند است که رابط کاربری بسیار ساده و جذابی را در اختیار استفاده کنندگان قرار میدهد . با استفاده از شیرپوینت شما میتوانید علاوه بر وب سایت و پرتال سازمانی ، بسیاری از سامانه های مورد نیاز سازمانتان مانند سامانه مدیریت مستندات مهندسی ، مدیریت جلسات ، ارزیابی عملکرد ، درخواست مرخصی و ماموریت و غیره را به سادگی ایجاد نموده و آن را در اختیار کاربران قرار دهید. برای کار با این محیط نیازی به نصب نرم افزار اضافه ای نخواهید داشت و تنها چیزی که نیاز دارید یک مرورگر میباشد. از سوی دیگر برای کار با شیرپوینت نیازی به داشتن دانش برنامه نویسی نیست . همین امر موجب میشود شیرپوینت به عنوان یکی از محبوبترین بسترهای موجود برای ایجاد ساختارهای اطلاعاتی سازمانها مطرح باشد. به صورت کلی شما با استفاده از شیرپوینت میتوانید :
- انواع وب سایتهای اینترنتی و پرتالهای سازمانی را بسازید
- انواع فرمهای آنلاین را ساخته و در اختیار کاربران سازمان قرار دهید
- فرایندها و گردشهای کاری مورد نظر خود را بر روی فرمها و یا اطلاعات ثبت شده در این محیط تعریف کنید
- اطلاعات خود را به صورت جداول و یا فایلهای مختلف ذخیره کرده و با در نظر گرفتن اصول امنیتی از هر جایی به این اطلاعات دسترسی داشته باشید
- به انواع بانکهای اطلاعاتی متصل شده و اطلاعات آنها را فراخوانی نمایید
- اسناد و فایلهای خود را در این محیط ذخیره کرده و با اشتراک گذاری مناسب از شیرپوینت به عنوان سامانه مدیریت اسناد استفاده کنید
- پروژه های خود را به همراه برنامه زمانبندی در این محیط تعریف کرده و آنها را کنترل نمایید
- محیطی برای گفتگو و ارتباطات درون سازمانی ایجاد کنید
- گزارشات متنوعی از انواع اطلاعات در این محیط ایجاد کرده و در اختیار کاربران قرار دهید
- ساختارهای متنوع و کاربردی برای مدیریت دانش در سازمان خود ایجاد نمایید
ایجاد سایتها و پرتالهای سازمانی با استفاده از شیرپوینت
شیرپوینت به شما توانایی ایجاد انواع سایتهای ساده و یا حرفه ای را میدهد. برای ایجاد سایت در شیرپوینت صرف چند دقیقه وقت کافی است. این سایتها میتوانند برای مقاصد مختلفی ایجاد شوند. شما میتوانید برای واحدهای سازمانی خود و یا برای ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها، سایت ایجاد نمایید. محیط کاربر پسند و حرفه ای شیرپوینت به شما اجازه میدهد در صورت تمایل ظاهر این سایتها را به شکل دلخواه و با طراحی مد نظر خود پیاده سازی کنید. همچنین شما میتوانید انواع پرتالهای درون سازمانی را در این محیط ایجاد و این پرتالها را به سامانه های مختلف طراحی شده متصل نمایید.
طراحی فرمها آنلاین در شیرپوینت
یکی از دلایل محبوبیت شیرپوینت سادگی کار با آن میباشد. شما میتوانید در مدت زمان بسیار کوتاهی در این محیط یک فرم آنلاین طراحی کرده و آن را جهت پر نمودن در اختیار کاربران خود قرار دهید. انواع فرمهای درخواست مرخصی ، صورتجلسه ، درخواست وام ، تنخواه ، خرابی ماشین آلات ، اطلاعات افراد و مشتریان و ... به سادگی در این محیط پیاده سازی میشوند. این فرمها میتوانند به انواع بانکهای اطلاعاتی متصل شده و اطلاعات را نمایش دهند.
پیاده سازی گردشهای کاری در شیرپوینت
برای ایجاد گردشهای کاری در محیط شیرپوینت نیازی به دانش کد نویسی نخواهید داشت. این گردشهای کاری میتوانند بر روی فرمها، اسناد و فایلها و یا موارد مندرج در لیستها و جداول تعریف شوند. شما میتوانید در این فرایندهای کاری ، اطلاعات مختلفی را از کاربران دریافت نموده و یا در سامانه ثبت نمایید، وظایف مختلفی به افراد ارجاع دهید و این وظایف را در کارتابل هر فرد نمایش دهید ، اطلاع رسانیهایی را از طریق ایمیل و یا پیامک انجام دهید، به بانکهای اطلاعاتی متصل شوید و کاربران میتوانند به سادگی نیازهای خود را از طریق این فرایندها پیاده سازی کنند. با استفاده از قابلیتهای بسیار کاربردی شیرپوینت در زمینه ایجاد فرم و فرایند شما میتوانید انواع سامانه های آنلاین را مطابق نیاز سازمان خود طراحی نمایید. برخی از این سامانه ها عبارتند از :
سامانه مدیریت جلسات
سامانه مدیریت دانش
سامانه مدیریت قراردادها
سامانه مدیریت مناقصات
سامانه مدیریت تغییرات
طراحی فرم و فرایند
طراحی پرتالهای سازمانی
سامانه مدیریت تامین کنندگان
سامانه ارزیابی عملکرد
پیگیری نامه ها و وظایف
سامانه ثبت سفارشات و خرید
درخواست مرخصی و ماموریت
سامانه نظرسنجی آنلاین
سامانه ثبت تیکت
مدیریت اسناد و اطلاعات در شیرپوینت
شیرپوینت محیطی است مبتنی بر وب . بنابراین برای دسترسی به اطلاعات ثبت شده در این محیط و کار با آن تنها به یک مرورگر نیاز دارید. همین امر موجب شده بسیاری از سازمانها برای مدیریت فایلها و مستندات خود از شیرپوینت استفاده کنند. با قرار گیری فایلها در این محیط علاوه بر دسترسی آسان ، افزایش امنیت اطلاعات نیز حاصل میگردد. از مزایای استفاده از شیرپوینت به عنوان بستری مناسب برای مدیریت اسناد میتوان به این موارد اشاره نمود :
- قابلیت اشتراک گذاری آسان اسناد و همچنین تعریف دسترسی به صورت شخصی و یا گروهی در سطوح مختلف
- جستجوی آسان در میان اسناد و اطلاعات
- ذخیره سازی نسخه های اصلی و فرعی بر روی اسناد
- ایجاد مکانیزم مناسب برای تایید اسناد بارگزاری شده قبل از انتشار آنها به شکل عمومی
- شماره گذاری اسناد به صورت اتوماتیک
- تعریف انواع فیلدهای اطلاعاتی بر روی سند و استفاده از این فیلدها هنگام جستجو
- ایجاد محیطهای کارگروهی بر روی اسناد
- تعریف انواع اطلاع رسانیها به افراد در صورت ایجاد تغییر در هر سند
- امکان تعریف کلمات کلیدی
- امکان Synchronization با ویندوز و کار با اسناد حتی به صورت آفلاین
در کنار موارد ذکر شده شما میتوانید اطلاعات را به شکل لیستهای مختلف در این سامانه ذخیره کنید که این لیستها میتوانند در صورت نیاز به سادگی با نرم افزارهایی مانند اکسل و اکسس ارتباط برقرار نمایند. همچنین برای ورود اطلاعات به این لیستها میتوانید فرمهای مورد نظر خود را طراحی کنید.
مدیریت پروژه ها
پراجکت سرور به عنوان یکی از ماژولهای نصب شده به همراه شیرپوینت میتواند ابزاری بسیار توانمند برای مدیریت پروژه های سازمان شما باشد. این ابزار به شما قابلیت ثبت پروژه ها به همراه برنامه زمانبندی ، کنترل زمان و هزینه پروژه ، مدیریت منابع و آنالیز آنها ، ثبت تایم شیت ، مدیریت تیمهای کاری و همچنین آنالیز سبد پروژه ها را میدهد. پس از ایجاد هر پروژه در این محیط یک سایت مرتبط با آن نیز ایجاد میشود که میتوانید تمامی اسناد مرتبط با پروژه به همراه فرایند و گردش کارهای داخلی را در آن تعریف نمایید . پراجکت سرور توانایی ایجاد انواع گزارشات در خصوص پیشرفت پروژه ها و میزان تاخیرات آنها را به شما میدهد. این ابزار در کنار شیرپوینت نصب شده و برای کار با آن کافی است فعال سازی شود. جهت مشاهده اطلاعات بیشتر در خصوص این محصول اینجا کلیک کنید.
ارتباطات درون سازمانی در شیرپوینت
یکی از جذابیتهای کار با شیرپوینت ، استفاده از Newsfeed آن میباشد. این قابلیت به شما امکان ایجاد محیطی برای گفتگو بین اعضای سامانه در سطح سایتها و همچنین در سطح کل سایت را میدهد. با ورود هر فرد به پروفایل خود تمامی پیامهای مرتبط با وی نمایش داده میشود و در صورت نیاز میتواند نسبت به آنها پاسخ ، تایید و یا رد نماید. همچنین شیرپوینت به شما امکان ایجاد انواع تالارهای گفتگو را میدهد که در این تالارها میتوانید موضوعات و یا سوالات مختلفی را مطرح نموده تا افراد نسبت به اعلام نظر در خصوص آنها اقدام نمایند. البته امکان تعریف نظر سنجی نیز یکی دیگر از قابلیتها موجود در شیرپوینت میباشد که این نظر سنجی ها میتوانند به صورت عمومی و یا تنها برای گروه خاصی از اعضا قابل دسترسی باشند.
جستجو و گزارش گیری در شیرپوینت
ماهیت شیرپوینت به گونه ای است که به دلیل قابلیتهای بالای آن پس از مدتی تبدیل به منبعی بسیار غنی از اطلاعات در سازمان میشود ، تصور کنید اطلاعات مربوط به افراد ، فرمهای مختلف ، درخواستها ، اطلاعات پروژه ها ، نظر سنجی ها و بسیاری از گونه های مختلف داده در داخل شیرپوینت نگه داری میشود که طبیعتاً قابلیت جستجوی آسان در میان این حجم انبوه اطلاعات یکی از نیازهای مطرح شده در این مرحله میباشد. موتور جستجوی بسیار حرفه ای شیرپوینت در اینجا به کمک کاربران آمده و به آنها کمک میکند در مدت زمان کوتاهی اطلاعات مد نظر خود را با توجه به دسترسی های تعریف شده به سادگی پیدا نمایند. برای پیدا کردن آیتم مورد نظر در شیرپوینت کافی است تنها یک و یا چند کلمه مرتبط با آن را وارد نماییم و بلافاصله اطلاعات مد نظر در دسته بندی از پیش تعریف شده که قابل ویرایش نیز میباشد برای ما نمایش داده میشود. در صورت نیاز میتوانید حتی نوع نمایش نتایج جستجو را نیز به آسانی تغییر داده و آن را مطابق نیاز خود تعریف نمایید.
همچنین ابزارهای بسیار حرفه ای هوش تجاری (BI) و گزارش گیری در شیرپوینت نیز به شما این امکان را میدهد که انواع گزارشات را در سطوح مختلف برای آنالیز اطلاعات ثبت شده تعریف کنید. ممکن است نیاز داشته باشید اطلاعاتی از سایر سامانه ها و یا بانکهای اطلاعاتی را در داخل گزارشات خود نمایش دهید. این مورد به سرعت و تنها با تعریف یک کانکشن اطلاعاتی به دیتابیس مورد نظر قابل انجام میباشد. گزارشات نهایی را میتوانید در صورت نیاز به شکل آنلاین در انواع محیطها فراخوانی نموده و از آنها در صفحات وب ، اپلیکیشنهای تلفن همراه و .... استفاده کنید.
مدیریت دانش در شیرپوینت
اشتراک گذاری دانش و افزایش اطلاعات به شکل ساختار یافته یکی از خواسته های اصلی سازمانهای دانش محور میباشد. با استفاده از ابزارهای موجود در محیط شیرپوینت ، مدیریت دانش در سازمانها به شکلی بسیار عملی پیاده سازی شده و افراد میتوانند به سادگی اطلاعات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند. از جمله این ابزارها میتوان به انواع سایتهای Wiki اشاره نمود که به کاربران امکان ثبت و اشتراک گذاری اطلاعات را داده و به آنها کمک میکند با مشارکت هم این اطلاعات را کامل نمایند. شیرپوینت به گونه ای طراحی شده که ماهیت کار گروهی در تمامی اجزای این محیط به خوبی نمایان است و با ایجاد فرهنگی مبتنی بر مشارکت تمامی افراد در تکمیل دانش سازمانی میتواند ابزار بسیار توانمندی در جهت تعالی سازمانی باشد.
منبع : http://www.projanco.com