۱۳۹۳-۵-۱۱، ۱۲:۰۴ عصر
نرم افزار Outlook برجسته ترین نرم افزار مديريت پست الکترونيک يا ايميل مي باشد. شرکت مايکروسافت اين نرم افزار را به طور پيش فرض در ويندوزجای داده. به کمک این نرم افزار شما می توانید نامه های الکترونیکی را که برایتان رسیده بخوانید، آنها را مدیریت و دسته بندی کنید، به آنها پاسخ بدهید، به دیگران نامه الکترونیک ارسال کنید و کارهای دیگری که بررسی خواهیم کرد.
وهمچنین مدیریت نامه های رسیده و یا آماده برای ارسال به صورت آفلاین را ممکن می سازد و می توانید در زمان متصل شدن به اینترنت به راحتی و سرعت آنها را فرستاده و یا نامه های جدید را دریافت کرد .
توجه داشته باشید در جای دیگری نیز ایمیل های خودرا ذخیره نمائید تا در صورت بروز مشکل و حذف اطلاعات سیستم بتوانید آنها را بازیابی نمائید.
بخش تقویم یا کلند (Calendar) برنامه آوتلوک مایکروسافت در کنار توانمندیهای دیگری مانند ارسال و دریافت ایمیل، اطلاعات افراد و... میتواند وقایع یک روز، یک هفته یا یک ماه را در یک زمان پیش روی شما نمایش دهد. به کمک بخش Calendar از برنامه Outlook قادر خواهید بود تا قرارهای ملاقات خود را تنظیم کنید و آنها را به شیوه خود مدیریت نمایید.
مراحل تنظیم ایمیل سایت خود در Outlook 2003
مراحل تنظیم ایمیل سایت خود در Outlook Express
همانطور که از دفترچه و کاغذ برای ثبت قرارهای خود استفاده میکنید این امکان پیش رویتان قار دارد تا بر روی ساعت مورد نظر در روزی خاص کلیک کنید و آنگاه شرح قرارتان را تایپ نمائید. تغییر رنگ باعث میشود تا بتوانید بسادگی زمان و روز جاری را از بقیه روزها تشخیص دهید.
کلندر دارای سه نوع ثبت وقایع مختلف بنامهای Appointments و Meetings و Events است.
تفاوت بین Appointments و Meetings و Events
Appointments :قرار ملاقاتی است که فقط با یک نفر در تقویم (کلندر) تنظیم میکنید به نحوی که افراد دیگر در آن دعوت نمی باشند. این امکان برایتان وجودد دارد که یادآور برای این نوع قرار ملاقات تنظیم کنید و آنرا به نحوی تنظیم کنید که تکرار شود.
Meetings :قرار ملاقاتی است که با چند نفر تنظیم میشود. امکان ایجاد و ارسال دعوتنامه برای این قرار ملاقات وجود دارد. وقتی Meeting را تنظیم می کنید، افرادی که باید دعوت کنید را مشخص میکنید و سپس زمان را هم تنظیم کنید. پاسخ به این میتینگ در Inbox ایمیلتان ظاهر میشود.
Events :واقعه ای است که 24 ساعت یا بیشتر طول میکشد، مانند نمایشگاه، المپیک، تعطیلات یا سمینار. این وقایع معمولا یکبار اتفاق میافتد که یک روز یا بیشتربه طول می انجامد. وقایع سالیانه هم وجود دارد مانند تولد یا سالگرد ازدواج که سالی یکبار در یک زمان مشخص تکرار میشود. این وقایع زمان شما را در تقویم اشغال نمیکند بلکه در (Banner) ظاهر میشود.
برای ایجاد قرار، روی Calendar در Folder List کلیک کنید تا سیستم روی Calendar تمرکز کند. سپس روی New کلیک کنید. سپس در صفحه باز شده، موضوع قرارملاقات را در Subject تایپ کنیدو محل قرار را در قسمت Location تایپ کنید. زمان شروع و خاتمه قرار را در Start Time و End Time وارد کنید. اگر قرار در تمام روز است انتخاب All day event را برگزینید. در این مرحله میتوانید به سیستم بگویید که به شما یادآوری کند. انتخاب Reminder را انجام دهید. سیستم میتواند مدت زمان خاصی قبل از قرار، شما را مطلع نماید. این مقدار را در مقابل Reminder انتخاب کنبد. Show times as چگونه نمایش دادن این قراررا در تقویم کنترل می کند.مثلا قرارهای داخل دفتر شما میتواند با رنگ خاصی در تقویم مشخص شود. روی مثلث کوچک این قسمت کلیک کنید تا انتخاب مورد نظرتان مانند Free - Tentative - Busy - Out of Office را انجام دهید. هر عبارت مورد نظر را در بدنه پیام تایپ کنید.
یکی از قابلیتهای جالب Outlook مشخصه تکرار آنست. مثلا اگر قراری در دفتر خودتان هر دوشنبه از ساعت 8 تا 10 صبح برگزار میشود، سیستم میتواند بطور خودکار آنرا مرتب و هر هفته به شما یادآوری کند.
برای تکرار یک قرار ابتدا آنرا باز کنید. سپس روی Recurrence کلیک کنید. برای قرارهای جدید از منوی Actions انتخاب Recurrence را انجام دهید. سپس New Recurrence را انتخاب کنید. پترن مورد نظر را مطابق روزانه، هفتگی، ماهیانه یا سالیانه انتخاب کنید. حال میتوانید قرار را Save and Close کنید.
برای تکرار یک قرار ابتدا آنرا باز کنید. سپس روی Recurrence کلیک کنید. برای قرارهای جدید از منوی Actions انتخاب Recurrence را انجام دهید. سپس New Recurrence را انتخاب کنید. پترن مورد نظر را مطابق روزانه، هفتگی، ماهیانه یا سالیانه انتخاب کنید. حال میتوانید قرار را Save and Close کنید.
چگونگی نمایش تقویم میتواند از قسمت View انجام شود که میتواند Day - Work Week - Week – Mont باشد.
اگر خواهان پاک کردن یک قرار هستید ابتدا آنرا باز کنید و در تولبار روی آیکون Delete که به شکل X است کلیک کنید. مورد پاک شده به فلدر Deleted Items منتقل میشود. برای پاک کردن این فلدر میتوانید روی آن کلیک راست کرده و عبارت Empty Deleted Items Folder را انتخاب نمائید.
برای ایجاد Meeting و اطمینان از اینکه تمام افراد حاضر در میتینگ به موقع به میتینگ میرسند میتوانید روی Action کلیک کنید و وقتیکه Calendar در Folder List هایلایت میباشد انتخاب Plan a Meeting را انجام دهید. پنجره ای ظاهر میشود. اگر طرفهای قرار از Outlook سود میبرند، نامشان را در ستون All Attendees تایپ کنید تا زمانبندیهایشان ظاهر شود. با کلیک روی Autopick Next بهترین زمان برای همه انتخاب میشود.
برای ایجاد Meeting و اطمینان از اینکه تمام افراد حاضر در میتینگ به موقع به میتینگ میرسند میتوانید روی Action کلیک کنید و وقتیکه Calendar در Folder List هایلایت میباشد انتخاب Plan a Meeting را انجام دهید. پنجره ای ظاهر میشود. اگر طرفهای قرار از Outlook سود میبرند، نامشان را در ستون All Attendees تایپ کنید تا زمانبندیهایشان ظاهر شود. با کلیک روی Autopick Next بهترین زمان برای همه انتخاب میشود.
